اهمیت هوش تجاری برای کسب و کارها
هوش تجاری (BI) واژه ایست عظیم و گسترده که فرآیندها، سنجش ها و سیستم های کسب و کار را در برگرفته و جهت مشاهده، تحلیل و درک بهتر داده های کسب و کاری گذشته، حال، عملکرد جاری یا طرح های آتی و آینده نگری یک سازمان به کار می رود. اغلب از واژه هایی نظیر هوشمندسازی کسب و کار، ابزار تصمیم ساز، تحلیلگر تجاری، پشتیبان تصمیم گیری و پشتیبان تصمیم گیریهای اجرایی برای تعریف هوش تجاری بهره می برند و ما در تاریخچه هوش تجاری تعاریف مختلف در گذر زمان را مورد بررسی قرار دادیم.
از مهمرین اهداف هوش تجاری، کمک به افراد تصمیم گیر جهت اتخاذ تصمیمات مناسب و هوشمندانه در راستای پیشبرد درست کسب و کار در میان حجم عظیم داده ها می باشد. راه حل های نرم افزاری هوش تجاری با تسهیل در تجمیع، مشاهده و خرد نمودن داده ها، و امکان حرکت در ابعاد مختلف زمان ومکان این امر را امکان پذیر می سازند. از سویی دیگر، شناسایی روندها و پیامدها تسهیل شده و دیدگاههای جدیدی آشکار و اهداف کسب و کار در پی عملکرد بهینه، محقق می گردد و لحظه به لحظه بر اساس حقایق داده ای، امکان بهبود وجود دارد.
راهکارهای هوش تجاری و راه حل های هوشمندسازی کسب و کار، می تواند بسیار جامع بوده و یا روی مسائل خاصی نظیر مدیریت عملکرد سازمان، تحلیل هزینه ها، بررسی میزان فروش، بهبود فرایندها و … متمرکز گردند.
داشبورد مديريتي چيست ؟ و چرا استفاده از آن براي مديران ضروري است؟
همانند داشبورد یک اتومبیل و یا هواپیما، داشبورد مدیریتی نیز شامل اطلاعات بسیار حیاتی کسب و کار است با علائم تعریف شده آن، تا به محض رخدادی خاص، رنگ ها و علائمی خاص را در جلوی چشمان مدیر به نمایش درمی آورد.
زمانی راننده به داشبورد ماشین خود حساسیت نشان می دهد که چراغی قرمز را مشاهده می کند، در پیاده سازی و استقرار هوش تجاری نیز می توان به بهترین شکل ممکن، تفکر مدیران ارشد را با رنگ ها به نمایش درآورد و میزان حساسیت را با رنگ هایی خاص نشان داد.
یک داشبورد تصویری تمام نما و جامع از سلامت کسب و کار است که بصورت شفاف، سریع و آسان در اختیار مدیران قرار می گیرد.
زمانی که حجم داده های کسب و کاری رو به فزونی می رود، تحلیل آن آسان نیست و حتی جدای از تحلیل، رویت همه سازمان در یک یا دو سه نما آسان نیست و نیاز به تبحر و تفکر هوشمندانه ای دارد. هوشمند سازی کسب و کار با افکار مدیران صورت می پذیرد مشاوران مختلف استخدام می شوند و با رویکرد فکورانه صاحبان کسب و کار شکل می گیرد اما چه چیزی را می خواهیم ببینیم، با چه شاخص هایی، چگونه رصد شوند و هزاران سوال چگونه پاسخ داده شود و نمایش داده شود.
درک و تحلیل داده ها خیلی آسان می شود وقتی که شما بتوانید در آن واحد، در صفحه مانیتور خود در یک نمای گرافیکی بخش عمده ای از اطلاعات کسب و کار خود داشته باشید. این تصویر می تواند حاوی نمایی از داده های کسب و کار شما، اطلاعات عملکردی، هدف گذاریها و تاریخچه کسب و کارتان باشد و آن را داشبورد مدیریت می نامند.
برخي از مزاياي داشبورد مدیریتی:
- ارائه تصويري كارآمد از عملكرد سيستم
- ايجاد توانايي در شناسايي و تصحيح روندهاي منفي
- قابليت اندازه گيري كارآمدي و ناكارآمدي سيستم
- توانايي در توليد گزارش هاي جزئي از روندهاي جديد
- توانايي تصميم گيري آگاهانه تر بر اساس اطلاعات کسب و کار جمع آوري شده
- ايجاد تراز بين استراتژي ها و اهداف سازماني
- ذخيره زمان در ايجاد گزارش هاي سازماني
- ايجاد ديد كلي و سريع از عملكرد سيستم
- نظارت بر عملكرد سازمان و واحدها
- کمک به تصميم گيري سريعتر و بهتر
- نمايش وضعيت کل سازمان در يک نگاه
- دسترسي سريع به اطلاعات از مجموعه چند منبع
- و …
چالش های اساسی هوشمندسازی کسب و کار یا هوش تجاری کدامند؟
- آگاهی از علم هوشمندسازی کسب و کار یا هوش تجاری
- آگاهی به نیازمندی های داخلی
- آگاهی به اهداف خرد و کلان کسب و کار
- آگاهی به داده های موجود در کسب و کار
- یافتن راه حل هوشمندساز کسب و کار یا ابزار مناسب
- آگاهی دادن و مشاوره با همه ذی نفعان هوشمندسازی در کسب و کار
- کمبود کارکنان متخصص در استفاده از داده ها
- توجیه اقتصادی
- آموزش و مشاوره و پذیرش آن از سوی مدیران
- چگونگی ارزیابی عملکرد
- و …
براساس گزارش گارتنر ۷۰ درصد از پیاده سازی های هوش تجاری در دستیابی به اهداف تعیین شده توسط کسب و کارها موفق نبوده اند. ولی وقتی پیاده سازی به صورت مناسبی انجام شود هوش تجاری می تواند به ازای هر دلاری که خرج می شود بازگشت سرمایه ای معادل ۱۰٫۶۶ دلار داشته باشد.
بررسی برخی از چالش های اساسی هوشمندسازی کسب و کار یا هوش تجاری:
- آگاهی به نیازمندی های داخلی
- نیازهایی که وجود آنها الزامی است (Must have)
- نیازهایی که می خواهیم وجود داشته باشد (Want have)
- نیازهایی که بهتر است وجود داشته باشد (Nice have)
نیازمندی ها را تقسیم بندی و بررسی کنید. تصمیم ساز ماییم ، تصمیم گیر هوشمند و منطقی شما.
- از چالش های اساسی دیگر، آیا هوشمندسازی کسب و کار، توجیه سرمایه گذاری دارد؟
جمله ای در برخی سایت ها و مقالات عنوان و نسخه برداری می شود “تجارتی در شرکت، بازگشت سرمایه (ROI) مناسبی نداشته باشد، پروژه پیاده سازی هوش تجاری توجیه اقتصادی ندارد” این جمله کاملا اشتباه و غلط است. هوشمندسازی کسب و کار شما را در درک این مهم یاری می رساند. شما چگونه می خواهید متوجه توجیه اقتصادی کسب و کار خود شوید. در اولین داشبوردها برای شما محقق خواهد شد کسب و کارتان سوددهی و بازگشت سرمایه دارد یا ندارد.
داده های واقعی کسب و کار با شما سریع، آسان و شفاف سخن می گویند.
- مزایای مشهود (evidence-based) سیستم هوش تجاری چیست؟
- مزایای نامشهود چطور؟
- آیا می توان آن را به صورت کمی اندازه گیری کرد؟
- چگونه مدیریت عالی سازمان متقاعد می شود که این یک سرمایه گذاری ارزشمند است؟
سازمان چه زمانی شروع به دیدن ROIمی کنند؟ - عوامل موثر در کاهش و یا عدم رشد فروش واقعی چیست؟ و یا به عبارت دیگر همین امروز چه چیزی را به چه کسی می توانسته ایم بفروشیم و نفروختیم؟ اقدام اصلاحی چیست؟
- آیا با عارضه فرصت از دست رفته فروش مواجه ایم؟ این عارضه بر روی کدام کالاها و کدام مشتریان است و آن را چگونه درمان کنیم؟
- عارضه خواب سرمایه بر روی کدام تامین کنندگان و کدام کالاهاست و آن را چگونه درمان کنیم؟
- عارضه عدم سودآوری مطلوب چرا حادث شده است و آن را چگونه درمان کنیم؟
- تامین کنندگان را چگونه ارزیابی و مدیریت کنیم؟ در کدام کالاها خرید امانی و کدام قطعی اثربخش تر است؟
- هزینه ها را چگونه مدیریت کنیم؟ چگونه نسبت هزینه به فروش را کاهش دهیم؟ عارضه در کدام مرکز هزینه است؟
- …
مطمئنا سوالاتی نظیر نمونه های فوق، چالش بر انگیز هستند زیرا ارزش واقعی هوش تجاری در آن کسب و کار، تنها زمانی قابل اندازه گیری است که سیستم هوش تجاری به صورت کامل پیاده سازی شود اما می توان به تضمین کیفیت و کارمدی آن در شرکت ها و سازمان های موفق دنیا مراجعه کرد.
· تحقق ROI
برای مثال ممکن است تحلیل داده ها به ما نشان دهد خواب کالایی در انبار بالاست و یا تامین کننده شماره 2 سودآور نیست و یا فروشگاهی که کالا برای آن ارسال می کنیم هزینه برگشت دارد و …. با چند نمونه ساده محقق بودن آن مسجل می شود.
- فرهنگ سازی برنامه محور و داده محور سازی کارکنان در سازمان ها:
در هر صنعتی مدیران اجرایی تمام تلاش خود را می کنند تا کارکنان را با اهداف خرد و کلان شرکت آشنا کنند و فعالیت های خود را با آن معیارها بسنجند تا کمترین انحراف از برنامه را داشته باشند . مدیران تلاش می کنند تا داده محور بودن را در فرهنگ سازمانی خود جای دهند. این تلاش ها به معنی توانمندسازی کارکنان با مهارتهای جدید است.
فرانک بِین، مدیر عامل Looker، می گوید:
به لطف زیرساختهای مدرن امروزی، شرکتها فعالیتهای جامعی را برای جمع آوری مقادیر عظیم داده ها انجام می دهند، ولی ارزش حجم زیادی از این داده ها از دست می رود.
مجله کسب و کار هاروارد (HBR) ویژگیهای مختلفی را که افراد شاغل در سازمانهای داده محور باید داشته باشند را شناسایی کرده است، این ویژگیها عبارتند از:
- توانایی انجام سناریوهای تحلیلی و علمی برای حل مشکلات کاری: شیوه استاندارد آموزش کارکنان که در آن به کارکنان چگونگی دسترسی به داده ها و گزارشها آموزش داده می شود کافی نیست. کارکنان و مدیران باید بتوانند به صورت هوشمندانه فرضیه هایی را ایجاد کنند و بر اساس اصول آماری مانند انتخاب جمعیت و نمونه گیری، اعتبار تحلیل داده ها را ارزبابی کنند و آن را در چابکی سازمان موثر بدانند.
- آشنایی به تحلیل و استدلال ریاضی: این یک مهارت حیاتی برای موفقیت است. معنی این گفته این نیست که کاربران باید متخصص آمار باشند بلکه باید با موقعیت استفاده و کاربرد مناسب متودهای آماری آشنا باشند. کارکنان باید بتوانند در سطوح مختلف و بر اساس نیاز، داده ها، متریکها و نتایج مدلهای آماری را تفسیر و تحلیل کنند.
- آشنایی به ادبیات داده ها: برای مشاهده و شناسایی ارزش موجود در داده ها این ویژگی الزامی است. داده ها فقط اعداد و ارقام نیستند بلکه شامل متون، تصاویر و انواع دیگری هستند. کاربر سیستم های هوش تجاری باید با مدیریت، تغییر و تفسیر این نوع داده ها هم آشنایی داشته باشد. باید همه کارکنان بدانند در هر سمتی که مشغول به کار هستند شاهد داده های فراوانی در موقعیت خود هستند و باید بتوانند آن را ثبت کنند تا در جایگاه مناسب امکان تحلیل برای آن فراهم شود.هر چیزی را که نتوانید اندازه گیری کنید، قطعا نمی توانید مدیریت کنید.
امروزه با توجه به حجم انبوه داده ها که روزانه تولید می شود و ظرفیت پردازشی بالا که به مراتب ارزان تر از قبل در اختیار شرکت ها قرار دارد، مدیران موفق کسانی هستند که بتوانند با استفاده از هوش تجاری دانش نهفته و ناب را داده های بسیار زیاد بر اساس شاخص های کلیدی که تعریف می کنند استخراج کنند و در تصمیمات خود بکار گیرند.
هوش تجاری و داشبوردهای مدیریتی کالای لوکس نیست که محدود به شرکت های مبتنی بر فناوری اطلاعات باشدو پس از استقرار ما به کمال می رسیم. امروزه هوش تجاری جز شرط لازم و نه کافی موفقیت در همه کسب و کار ها است. هر روز باید بر اساس هوشمندسازی که از طریق داشبوردهای اطلاعاتی، عملیاتی و راهبردی در اختیار مدیران قرار می گیرد بحران ها جدی گرفته شده و بهبود مستمر انجام گیرد تا چابکی و هوشمندی لحظه به لحظه اتفاق افتد.
مدیرعامل شرکت به مثابه خلبان سکان شرکت را در اختیار دارد. همانطور که خلبان در کاکپیت یا اتاقک خلبان مدام در حال مشاهده، ارزیابی سرعت و فشار و سوخت، وزن و گیج های مختلف و در نهایت کنترل و بهبود وضع جاری است، مدیران ارشد شرکت هم با توجه به شاخص های عملکرد در واقع سکان حرکت شرکت را در اختیار دارند و باید سرعت و مسیر و ملزومات و منابع لازم را تعیین کنند.
گردآوری:
ابوطالب حبیبی ماچیانی
مدیراجرایی کلینیک
